大船町内会 個人情報取扱い方針
1. 目的
この取扱い方針は、大船町内会(以下「本会」という)が保有する個人情報の適正な取り扱いに関する事項を定めることにより、事業の円滑な運営を図り、個人の権利利益を保護することを目的とする。
2. 責務
本会は、個人情報保護に関する法令等を順守するとともに、本会の活動において個人情報の保護に努めるものとする。
3. 周知
本会は、この個人情報取扱い方針を、ホームページに掲載し、また町内会館に閲覧が可能なように設置する。
4. 管理者
本会における個人情報の管理者は、大船町内会会長(以下「会長」という)とする。
5. 取扱者
本会における個人情報の取扱者は、会長が指定する副会長とする。
6. 秘密保持義務
個人情報の管理者、取扱者は職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用しない。その職を退いた後も、同様とする。
7. 個人情報の取得
本会は、会長が「加入申込書」などを、会員または会員になろうとする者から受理することにより、個人情報を取得するものとする。
(2)本会が会員から取得する個人情報は、氏名(家族を含む)、住所、電話番号のほか、生年月日、性別とする。
(3)その他の個人情報を取得する際は、本人又は家族の同意を得るものとする。
8. 利用
本会が保有する個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。
① 会員名簿、会員地域図の作成・配布
② 会費の請求及び管理
③ 広報物の回覧・配布、その他文書の送付など
④ 誕生祝、敬老祝等の対象者の把握
⑤ 会員の親睦、交流活動
⑥ 防犯、防災活動
⑦ 災害等緊急時における支援活動
⑧ その他総会で議決された事業またはこれらに付随する活動
9. 提供
個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供しない。
① 法令に基づく場合
② 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
③ 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要がある場合
④ 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合
⑤ 鎌倉市及びこれらに準じる公共目的の団体が、本会に関わる事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合
10. 第三者提供等に関わる記録の作成
取扱者は、個人情報を第三者に提供したときは、第三者提供に関わる記録を作成し、保存する。
(2)取扱者は、第三者から個人情報の提供を受けたときは、記録を作成し保存する。
11. 開示
会員は「7.個人情報の取得」に基づき提供した会員本人の個人情報について管理者に対して開示を請求することができる。
(2)管理者は、会員本人から会員本人の個人情報の開示の請求があった場合、これを開示する。
12. 管理
取得した個人情報は、会長または会長が指定する役員が保管し、適正に管理・保管するものとする。
(2)不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄するものとする。
13. 漏えい発生時等の対応
取扱者は、個人情報を漏えい、滅失、き損等の事案の発生、またはその兆候を把握した場合は、管理者に連絡する。管理者は、事実及び原因の確認、被害拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応を行う。
14. 訂正、利用等の停止、苦情の処理
本会は、保有する個人情報について訂正等の申し出があった場合、速やかに情報の訂正等をおこなうものとする。
(2) 本会における個人情報の取扱いについての相談窓口は総務部とし、苦情があった時は、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
附. この方針にない事項及びこの方針の改廃は役員会で協議するものとする。
令和元年12月１日
